一、舊版郵件伺服器的限制，信匣即檔案的限制，信匣越大即檔案越大。
1. 單一信匣超過40MB，即會影響效能（開啟速度慢）。
2. 單一信匣超過200MB，可能無法打開。（不是每個人都會發生，但有部分的人因為容量太大造成連線逾時而無法打開信匣）
3. 新信匣超過2GB，即無法收信。（這是系統的限制，單一檔案最大2GB）
二、評估改變現有郵件伺服器的架構可能影響。
1. 沒有自選編碼的功能。有些信件因編碼不明或是不同而造成亂碼無法閱讀，openwebmail提供自選編碼的方式來解決這類的問題，是少見的最好解決方式。但openwebmail不支援郵件資料夾的架構，而無法繼續使用，必須另尋介面。
2. 公用通訊錄，一方面尋找有公用通訊錄功能的介面，另一方面尋找公用通訊錄軟體或提供替代方案。
3. 郵件伺服器仍以尋找免費方案為原則。
4. 擁有防範廣告與病毒信件機制。若在校內建置郵件伺服器，原有機制仍可使用，若在校外建置者，則尋找有此機制的服務機構。
三、尋找替代方案：將以google mail取代現有郵件伺服器。
四、詳細資訊請參考更換郵件伺服器
五、需移轉郵件者請參考將信件移至 gmail
六、公用通訊錄的使用請參考gmail 公用通訊錄
七、其他資訊請參考資訊安全網站